Informativa sulla Privacy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali e:

• Ragione sociale: [Nome Societa / Titolare]
• Sede legale: [Indirizzo sede legale]
• Partita IVA: [P.IVA]
• Email: info@condly.it
• PEC: amministrazione@pec.condly.it

2. Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Responsabile della protezione dei dati e raggiungibile all'indirizzo email: [email DPO] oppure tramite posta ordinaria presso la sede del Titolare.

3. Categorie di dati personali trattati

Nell'ambito dell'erogazione del Servizio, Condly raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati:

1. Dati di account: indirizzo email, hash della password, data di registrazione, ruolo nell'organizzazione.
2. Dati condominiali: nomi e cognomi dei proprietari/condomini, indirizzi delle unita immobiliari, quote millesimali, indirizzi email e numeri di telefono dei condomini.
3. Dati assembleari: registrazioni di presenza, deleghe (nome del delegante e del delegato), voti espressi in relazione ai punti all'ordine del giorno, verbali delle assemblee.
4. Documenti caricati: file PDF e altri documenti allegati alle assemblee (convocazioni, verbali, allegati).
5. Log delle comunicazioni email: destinatario, oggetto, stato di invio e timestamp delle email transazionali inviate tramite il Servizio.
6. Segnalazioni e richieste: dati inseriti dall'utente tramite eventuali moduli di contatto o assistenza.
7. Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, log di accesso al Servizio (raccolti automaticamente per finalita di sicurezza).

4. Finalita del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalita:

1. Erogazione del Servizio: registrazione dell'account, gestione del profilo utente, creazione e amministrazione dei condomini, gestione delle unita immobiliari e dei relativi dati.
2. Gestione delle assemblee condominiali: convocazione, registrazione delle presenze e delle deleghe, calcolo del quorum costitutivo e deliberativo, registrazione dei voti, generazione dei verbali in formato PDF.
3. Comunicazioni transazionali: invio di email relative alle convocazioni, ai verbali e ad altre comunicazioni strettamente connesse al funzionamento del Servizio.
4. Assistente AI: elaborazione di suggerimenti e assistenza contestuale all'utente. I dati inviati al provider AI sono preventivamente anonimizzati e non contengono dati personali identificativi.
5. Fatturazione e gestione dei pagamenti: elaborazione dei pagamenti tramite Stripe, gestione degli abbonamenti, emissione delle ricevute.
6. Adempimento di obblighi di legge: conservazione dei dati per obblighi fiscali, contabili e normativi.
7. Sicurezza: prevenzione di accessi non autorizzati, protezione dell'integrita del Servizio, gestione dei log di sicurezza.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR): il trattamento e necessario per l'erogazione del Servizio richiesto dall'Utente al momento della registrazione e dell'utilizzo della piattaforma.
• Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR): sicurezza del Servizio, prevenzione di frodi, miglioramento del Servizio.
• Consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR): per l'utilizzo dell'assistente AI. Il consenso e revocabile in qualsiasi momento.
• Obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR): adempimento di obblighi fiscali, contabili e normativi.

6. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi, in qualita di Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR:

• Vercel Inc. (USA) — servizio di hosting dell'applicazione web. I dati transitano attraverso i server di Vercel per la distribuzione del Servizio.
• Supabase Inc. (database ospitato nell'Unione Europea) — archiviazione dei dati applicativi, autenticazione degli utenti, storage dei documenti.
• Amazon Web Services (Amazon SES) (EU — Stoccolma) — invio delle email transazionali.
• Stripe Inc. (USA/EU) — gestione dei pagamenti e degli abbonamenti. Stripe opera come Titolare autonomo del trattamento per i dati di pagamento.
• Groq Inc. (USA) — provider del modello di intelligenza artificiale utilizzato per l'assistente AI. I dati inviati a Groq sono preventivamente anonimizzati e non contengono informazioni personali identificative.

7. Trasferimento dei dati extra-UE

Alcuni dei sub-responsabili sopra indicati hanno sede negli Stati Uniti d'America. Il trasferimento dei dati verso tali soggetti avviene sulla base di:

• Clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses — SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR.
• Eventuali ulteriori misure supplementari di sicurezza tecnica e organizzativa, ove necessarie alla luce della valutazione d'impatto del trasferimento.

In particolare, i trasferimenti extra-UE riguardano: Vercel (hosting) e Groq (AI, con dati anonimizzati).

8. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per i seguenti periodi:

• Dati di account e dati condominiali: per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente alla cessazione, per un periodo di 10 (dieci) anni per l'adempimento degli obblighi di legge (obblighi fiscali, contabili e in materia di amministrazione condominiale).
• Dati assembleari e documenti: per tutta la durata del rapporto contrattuale e per 10 (dieci) anni successivi alla cessazione, in conformita agli obblighi di conservazione della documentazione condominiale.
• Log di sicurezza: per un periodo massimo di 12 (dodici) mesi dalla data di raccolta.
• Dati di fatturazione: per 10 (dieci) anni dalla data dell'operazione, in conformita alla normativa fiscale e tributaria vigente.

Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

9. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di:

1. Accesso (art. 15): ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento dei propri dati personali e accedere ai medesimi.
2. Rettifica (art. 16): ottenere la correzione di dati personali inesatti o l'integrazione di dati incompleti.
3. Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati personali, ove sussistano le condizioni previste dalla legge.
4. Limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge.
5. Portabilita (art. 20): ricevere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
6. Opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali fondato sul legittimo interesse.
7. Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudizio per la liceita del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
8. Reclamo: proporre reclamo all'autorita di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali — www.garanteprivacy.it).

Per esercitare i propri diritti, l'interessato puo inviare una richiesta all'indirizzo email info@condly.it o tramite PEC all'indirizzo amministrazione@pec.condly.it.

10. Cookie

Il Servizio utilizza esclusivamente cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento della piattaforma:

• Cookie di sessione (Supabase Auth): necessari per l'autenticazione dell'utente e il mantenimento della sessione di navigazione.
• Cookie di preferenze (tema): utilizzati per memorizzare le preferenze di visualizzazione dell'utente (ad es. tema chiaro/scuro).

Non vengono utilizzati cookie di profilazione, cookie analitici o cookie di terze parti a scopi pubblicitari. Per maggiori informazioni, si rimanda alla Cookie Policy.

11. Modifiche all'informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Si invita l'Utente a consultare periodicamente la presente pagina.

12. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa al trattamento dei dati personali, e possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• Email: info@condly.it
• PEC: amministrazione@pec.condly.it
• Indirizzo: [Indirizzo sede legale]